Detallar temas y definir los tiempos es clave para lograr reuniones efectivas
Expertos organizacionales explicaron las maneras de hacer más productivas y eficaces las reuniones en el trabajo. Por ejemplo, recomendaron que su duración no supere los 60 minutos, y que los organizadores deben enviar una minuta explicando los objetivos y puntos que se abordarán, entre otros consejos.
En más de una oportunidad, los colaboradores deben participar en reuniones laborales para discutir temas relevantes que afectan al grupo o institución en la que trabajan. Sin embargo, en ocasiones, sucede que los temas abordados pudieron resolverse por correo electrónico o bien no tienen relación con el área en el que se desempeñan los involucrados. Para evitar tales situaciones, expertos organizacionales recomendaron las mejores maneras de llevar a cabo una reunión.
Según Andrés Vega Valenzuela, director de la carrera de Psicología Advance de la Universidad San Sebastián sede Concepción, existen diversos estudios que advierten que las reuniones son menos productivas y eficaces de lo que deberían, generando en los asistentes una sensación de pérdida de tiempo. "Las reuniones deben durar entre 30 y 60 minutos, pues es el tiempo en el que tenemos un alto nivel de concentración. Si es más de una hora, lo aconsejable es hacer pequeñas pausas durante su desarrollo", dijo.
En esa misma línea, el psicólogo organizacional de la USS, Felipe Parra Muñoz, también argumentó lo importante que es regular los tiempos asignados para cada uno de los temas que se hablarán. "Se debe tener una noción de la cantidad de temáticas con relación al tiempo disponible. Por ejemplo, si en una reunión se conversarán sobre tres aspectos, se tienen que asignar 20 minutos a cada uno", puntualizó.
Otra recomendación de Andrés Vega es que los organizadores deben enviar una minuta o resumen de los puntos que se conversarán antes de la cita. "Se debe diseñar un plan en el que se indique: hora, duración, lugar, personas que asistirán, objetivos y temáticas que se abordarán. Además, se tienen que considerar las agendas y funciones de los invitados para que puedan asistir de manera puntual y tranquila", indicó.
Esta información que reciben los colaboradores sobre la reunión debe ser a través del medio o canal más rápido y efectivo como, por ejemplo, un correo electrónico o una agenda virtual. "Eso, con la finalidad de sincronizar los teléfonos, servidores del correo e incluso relojes inteligentes", aseguró el académico Felipe Parra.
TEMAS Y OBJETIVOS
Una vez informados los colaboradores sobre las implicancias de la convocatoria, se debe seguir un hilo de comunicación que pase desde los temas más difíciles y delicados hasta los que unifican e integran al equipo. Eso tiene el propósito de terminar la jornada de manera positiva y optimista.
"Tras la reunión, el organizador debe enviar el acta con las decisiones, las acciones y materiales relevantes a todos los asistentes y hacer un seguimiento de las labores comprometidas. Eso, porque el objetivo es generar resultados en los planes estipulados", afirmó Andrés Vega.
Añadió: "Durante el desarrollo de la reunión, tiene que existir un espacio para responder las dudas de los participantes. Cada interrogante debe ser aclarada en el momento y no al final de la jornada".
Sobre la idoneidad de los asistentes, el psicólogo Andrés Vega aseguró que debe convocarse solo a las personas directamente implicadas, quienes tendrán que transmitir la información a sus respectivos equipos. "Otros de los criterios para saber quiénes son los invitados correctos son: rol que desempeñan, si pueden hacer una contribución efectiva durante la cita y capacidad de análisis", detalló.
ROL DEL LÍDER
El líder o jefe de una organización tiene que velar porque se cumplan los tiempos de la reunión y sus respectivos acuerdos, además, debe ofrecer conclusiones sobre los temas que se traten. "Asimismo, tiene que promover un ambiente que favorezca el intercambio abierto y franco de los puntos de vista, y en el que se respeten las discrepancias y argumentos", puntualizó.
Finalmente, la persona que lidere la reunión debe entregar una retroalimentación al equipo sobre su participación, resaltando los aportes que hicieron, y fomentar las actitudes de atención, compromiso y contribución entre los participantes.