Detallan prácticas que quitan horan de trabajo efectivas
Uno de los factores determinantes en la productividad de un trabajador y de una compañía es disponer del tiempo necesario para desarrollar las tareas, sobre todo si se trata de cargos ejecutivos y líderes. No obstante, múltiples prácticas, de manera imperceptible, pueden llegar a quitar entre 50 y 70% de las horas efectivas de trabajo.
Son los llamados "ladrones del tiempo" y que sobre todo en Chile vale la pena tener en cuenta, pues según datos de la Ocde es uno de los países más improductivos al comparar variables como la cantidad de horas trabajadas o evaluaciones de desempeño que se efectúan a colaboradores.
LOS "LADRONES"
Al respecto, Pilar Pérez, directora nacional de Adecco Training & Consulting, menciona que las reuniones sin demasiado fundamento ni planificación son uno de los principales ladrones del tiempo para los ejecutivos. "Para que sean realmente productivas hay que fijar un tiempo acotado, prever temas a tratar, objetivos y metas. Todo eso debe quedar por escrito y con un responsable designado, ya que si no llegamos a acuerdos concretos tendremos que volver a reunirnos y no cerramos el ciclo del compromiso", explica.
La gestión del correo electrónico también entorpece el correcto uso del tiempo y Pérez afirma que "tenemos la costumbre de copiar a algunas personas en los e-mails sólo para que se den por informadas o sobrecargamos las bandejas de entrada de otros compañeros, quienes deben dar una respuesta diciendo 'gracias' o 'recibido'". Lo óptimo, aclara, es "copiar sólo a quienes tengan algún tipo de participación en la información. Hay metodologías donde el asunto del mail puede ser NNR (no necesita respuesta). Con esta alternativa, para correos entre colaboradores de la misma compañía se ahorraría en torno a una hora semanal".
Según Felipe Lagos, director ejecutivo de Spring Latam, los traslados, sobre todo desde puntos lejanos, también quitan tiempo a los líderes de las empresas. "Muchas personas pierden horas valiosas al desplazarse físicamente de un extremo de la ciudad a otro, ya sea para reuniones o visitar otras oficinas. Eso se puede evitar mediante el uso de Skype y videoconferencias", recomienda.
No tener un manejo de agenda con orden de prioridades y que optimice los tiempos es otro ladrón de éste, agrega, mientras que también lo es la falta de empoderamiento de los equipos de trabajo. "Mientras más protocolizada esté la toma de decisiones, menos será la cantidad de tareas que le llegan al ejecutivo y así él puede priorizar las más determinantes", concluye Lagos.