El próximo 1 de agosto vence la obligatoriedad para que las pymes se suscriban a la factura electrónica (FE), por lo que julio será el último mes para que realizar este proceso. Por ello es importante que las pequeñas y medianas empresas sepan cuál es la mejor alternativa para cada una, que les permita cumplir con la ley y modernizar sus procesos internos y con sus clientes.

El gerente de Negocios Comerciales de iConstruye.com, José Manuel Saavedra, afirmó que esto se instauró desde el 1 de noviembre de 2014, cuando empezó a regir la obligatoriedad de factura electrónica, en que las grandes empresas fueron las primeras en incorporarse al nuevo sistema.

Por eso advirtió que el próximo 1 de agosto finalizará la etapa 2, en que todas las pymes urbanas deberán por ley adoptar el sistema. Detalló que se considera como pymes a las empresas que tengan un ingreso anual mayor a 2.400 UF y menor o igual a 100.000 UF.

POR LEY

Unas 500 mil empresas contribuyentes deben por ley adoptar la factura electrónica. "Ya lo hicieron 7.500 grandes contribuyentes y ahora deberán adoptarlo 180.000 pymes, de las cuales faltan 90.000 que se incorporen el nuevo sistema", acotó.

El experto explicó que no todas las opciones de FE para las pymes son iguales. "La gran diferencia es que algunas de ellas sólo permiten cumplir con la ley, permitiendo emitir y recibir documentos electrónicos, mientras que otras permiten además hacer seguimiento y control de la recepción, aceptación y rechazo de las facturas, mediante paneles y reportes, logrando incluso enterarse de si se encuentran pagadas o no en algunas soluciones", dilucidó.

Además, indicó que las ventajas de contar con este método otorga un menor costo y mayor seguridad en la emisión y recepción de las facturas. La FE permite ahorrar importantes recursos para las pymes. Ya no es necesario que una persona vaya a dejar el documento y otra lo reciba. "Con la factura electrónica muchas cosas cambian, por ejemplo el cómo se entrega un documento, cómo me notifico si este fue recibido, aceptado o rechazado en los casos de soluciones que cuenten con seguimiento. Todo esto se hará on-line".

Adicionalmente, destacó un ahorro en los costos de facturación (impresión, distribución y seguimiento), reducción de los riesgos de fraude y optimización del cálculo y declaración de los impuestos (visibilidad del crédito / débito IVA).

Adicionalmente la FE permite reducir los tiempos entre la emisión de un documento y su pago, gracias a la mayor agilidad en los procesos involucrados.

TRANSPARENTE

Saavedra agregó que "se recomienda a las pymes elegir una solución de factura electrónica que sea autoinstalable y con enrolamiento asistido, de manera que el proceso de adopción de la solución sea fácil y transparente. Con la factura electrónica se almacenan y resguardan todos los documentos para los casos de una fiscalización, se ahorra en los costos de facturación como impresión, distribución y seguimiento de las facturas".

Un punto importante es que los únicos contribuyentes que podrán seguir usando documentos tributarios en papel, son aquellos que desarrollen su actividad económica en un lugar sin cobertura de Internet, sin acceso a energía eléctrica, los decretados como zona de catástrofe conforme a la Ley N° 16.282, así como casos especiales autorizados expresamente por el SII.

El ejecutivo destacó que la idea es no solo que las empresas sean habilitadas en emitir y recibir documentos, sino que también que sean capaces de controlar los procesos involucrados.

Esto se logra, indicó, a través paneles de control y reportes, que visibilizan los documentos que pudieran presentar problemas, habilitando al usuario para emprender acciones correctivas, como por ejemplo identificar en línea los documentos que no hayan sido recibidos o que hayan sido rechazados por sus clientes, dentro de otras posibilidades de seguimiento. Esto le permite detectar de manera anticipada fuentes de pérdida de crédito IVA (asociadas a facturas no recibidas), y débito IVA (asociado principalmente a problema en la distribución o entrega de los documentos).